隨著現代信息技術的飛速發展，檔案作為一種重要的信息資源，在社會各行各業中得到了越來越多的開發和利用，日益顯示出其重要作用。檔案信息數字化、網絡化已成為不可阻擋的趨勢和發展方向。在充分考慮政府機關檔案工作的各種共性，兼顧了檔案部門的特性和未來檔案業務發展的新要求，避免由于業務需求和工作模式發生改變而帶來的重復投資、浪費人力、物力等不良情況發生的同時，采用靈活的系統設計和模型來構建一個檔案管理系統平臺已成為檔案管理在數字化路程中的重要一步。
手工檔案管理方式存在的一些問題：1、檔案利用在時間上滯后。在手工檔案管理模式中，是在第二年才將前一年形成的檔案文件移交到檔案管理部門歸檔，也就是說只有在第二年才能查詢到前一年的檔案文件資料，這樣提供檔案信息的形式根本不能滿足人們對檔案信息的需求，檔案部門也不能在第一時間提供出高質量的檔案信息。2、手工檔案管理在檔案收集、整理、保管利用的過程中加大了檔案管理人員的工作量。在以往的檔案收集過程中，都是先由各個立卷單位將當年檔案交到檔案管理部門，由檔案管理人員核查、收集、歸檔，并通過office工具或手寫的方式建立當年所立檔案的全引目錄，在利用過程中，根據查檔人的要求借助全引目錄來定位到檔案的具體位置。在這樣的工作過程中，隨著時間的推移、學校規模的擴大、檔案種類的增多、檔案數量的積累等問題的出現，檔案管理員工作變得更加繁復與困難了。3、手工檔案管理的紙質檔案格式較為單調。隨著網絡的迅速發展，計算機成為了工作中必不可少的工具了，這就要求我們提出新的理念和管理方式來管理新形式的檔案信息。
要解決傳統手工管理檔案存在的這些問題，我們需要建立這樣的一個網絡系統平臺。利用該系統可以做到歸檔部門隨時將發出的文件上傳到檔案服務器中，其他利用人員可以在第一時間檢索查詢到最新的檔案信息，做到了“隨發文、隨歸檔、隨利用”三同步，使檔案資源在日常管理工作中具有更加重要的現實意義。